Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2026

Deze privacyverklaring wordt verstrekt door VETWorks BV, Bredabaan 851, 2930 Brasschaat, België, ondernemingsnummer BE 0825.819.101 ("VETWorks", "wij"). Zij geldt voor:

• de website www.vetworks.be, inclusief het boeken van een demo via meet.vetcloud.be;
• de VETCloud-software op vetcloud.be en haar onderdelen (secure, booking, share, identity en de bijhorende hosts);
• de VETCloud mobiele app voor iOS en Android.

Wij beschermen de privacy van iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, als verwerkingsverantwoordelijke én als verwerker. Vragen over je gegevens of over deze verklaring: info@vetworks.be, +32 3 454 68 53, of per post op bovenstaand adres.

1. Begrippen

• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
• Verwerking: elke bewerking van persoonsgegevens: verzamelen, opslaan, raadplegen, gebruiken, doorsturen, wissen.
• Verwerkingsverantwoordelijke: wie het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.
• Verwerker: wie persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke.
• Subverwerker: een partij die een verwerker inschakelt om een deel van de verwerking uit te voeren.

2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij de gegevens van bezoekers van onze website, van wie ons contacteert of een demo boekt, van sollicitanten, van onze klanten (dierenartspraktijken en hun medewerkers: accounts, facturatie, ondersteuning), van prospecten en van de gebruikers van de mobiele app (accountgegevens en technische diagnostiek).

Als verwerker verwerken wij alle gegevens die een dierenartspraktijk in VETCloud registreert: haar klanten (eigenaars van dieren), hun dieren en medische dossiers, afspraken, facturen, documenten, communicatie en, bij gebruik van AI Scribe, opnames van consultaties. De praktijk is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke; wij handelen uitsluitend volgens haar instructies en de verwerkersovereenkomst die wij met haar sluiten.

Ben je klant van een dierenartspraktijk die VETCloud gebruikt? Richt je dan eerst tot je dierenarts voor vragen over je gegevens. Wij helpen de praktijk om op je vraag te antwoorden.

3. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en hoe lang?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor een welbepaald doel.

Het verstrekken van je gegevens is nooit wettelijk verplicht. Zonder de gegevens die bij een formulier als verplicht zijn aangeduid, kunnen wij je vraag, demo of sollicitatie niet behandelen. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

4. AI-functies in VETCloud (AI Scribe en AI-verslag)

VETCloud biedt praktijken optionele AI-functies: het opnemen van een consultatie, het omzetten van de opname naar tekst en het opstellen van een voorstel van verslag. De praktijk beslist of zij deze functies gebruikt. Zij informeert de eigenaar van het dier; de dierenarts bevestigt vóór elke opname dat die mag starten, en VETCloud registreert wie dat bevestigde en wanneer.

• De opname wordt omgezet naar tekst door een gespecialiseerde leverancier van spraakherkenning die de gegevens in de Europese Unie verwerkt.
• Het verslag wordt opgesteld door een taalmodel van een gespecialiseerde leverancier op basis van de transcriptie en de context van het dier (soort, ras, leeftijd, gewicht, medicatie, consulthistoriek). De naam van het dier wordt niet naar het taalmodel gestuurd. Deze verwerking gebeurt in de Europese Unie; de leverancier gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen.
• Zodra het consult is afgerond, laat VETCloud de opname en de transcriptie bij de leverancier van spraakherkenning wissen; een geweigerde wissing wordt dagelijks opnieuw geprobeerd. De opname zelf wordt 30 dagen bewaard op onze servers in de EU en daarna gewist. De transcriptie en het verslag maken deel uit van het medisch dossier dat de praktijk bijhoudt.
• Het verslag is een voorstel dat de dierenarts nakijkt en goedkeurt. Er worden geen besluiten genomen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

5. De VETCloud mobiele app

De app voor iOS en Android is bestemd voor praktijkmedewerkers en communiceert met de servers van VETCloud. Wat de app verstuurt, dient enkel om de app te laten werken:

• je aanmelding (gebruikerscode) en een willekeurige installatie-ID die één toestel aan je account koppelt (beveiliging);
• wat je invoert: klanten en hun contactgegevens, dieren, consultnota’s, verkopen en hun betaalwijze, voorraadtellingen, afspraken;
• bij gebruik van AI Scribe: de opname van het consult (zie punt 4);
• crash- en foutrapporten en een steekproef (10 %) van laadtijden naar onze dienst voor crashrapportering, met toestelmodel, versie van het besturingssysteem en de installatie-ID, opgeslagen in de EU (Duitsland); zonder IP-adres, naam, schermafbeeldingen of schermopnames.

De app vraagt geen toegang tot je locatie, je contacten of je foto’s. De camera leest enkel QR-codes en etiketten op het toestel zelf; er verlaat geen beeld de telefoon. Op Android stuurt de scanbibliotheek van Google (ML Kit) wel technische diagnosegegevens over de app en het toestel naar Google. De app bevat geen advertenties, geen tracking en geen gebruiksprofilering. Gegevens die je offline invoert, blijven in de beveiligde opslag van het toestel en worden uitgesloten van iCloud- en Google-back-ups.

6. Aan wie geven wij gegevens door?

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die ze nodig hebben om onze diensten te leveren, en sluiten met elke verwerker een verwerkersovereenkomst. Dit zijn de categorieën van ontvangers:

• Hosting en infrastructuur: een cloudprovider met datacenters in Ierland (EU) voor de servers, databases en bestandsopslag van vetworks.be en VETCloud.
• E-mail, sms en agenda: gespecialiseerde verzenddiensten voor e-mail (Verenigde Staten) en sms (EU), de e-maildienst van onze cloudprovider voor de formulieren van de website (EU), en de leverancier van onze kantoorsoftware voor mailboxen, agenda’s en videovergaderingen (EU).
• Spraakherkenning en AI: leveranciers van spraakherkenning en van taalmodellen, allemaal met verwerking in de EU; zie punt 4.
• Adressen, kaarten en opzoekingen: leveranciers van geocodering, adressuggesties en kaarten (EU en Verenigde Staten), een dienst voor de controle van bankrekeningnummers.
• E-facturatie en betalingen: een Peppol-toegangspunt (België), een betaaldienstverlener voor betaallinks (EU).
• Ondersteuning: onze helpdesksoftware (Verenigd Koninkrijk).
• Meting, advertenties en ingesloten inhoud op de website (enkel met je toestemming, zie punt 10): Google (Tag Manager, Analytics, Ads, Maps, reCAPTCHA), OpenAI (ChatGPT-advertentiepixel), Vimeo (video), jsDelivr (scriptbibliotheken), CookieChimp (cookiebanner).
• Diagnostiek van de mobiele app: een dienst voor crashrapportering (verwerking in Duitsland), de scanbibliotheek van Google op Android (QR-herkenning).
• Overheden en registers: wanneer de wet of de praktijk dat vereist, bv. SANITEL-MED en VAMREG/FAGG (antibioticaregistratie), KBO en VIES (ondernemings- en btw-nummers).
• Koppelingen die de praktijk zelf activeert: laboratoria, groothandels, boekhoudsoftware, verzekeraars, betaalterminals en de eigen mailprovider van de praktijk. Die partijen ontvangen gegevens op instructie van de praktijk en zijn geen subverwerkers van VETWorks.

Onze klanten (dierenartspraktijken) ontvangen het volledige register van onze verwerkers en subverwerkers, met per partij het doel, de gegevens en de locatie van de verwerking, als onderdeel van de verwerkersovereenkomst; nieuwe subverwerkers die praktijkgegevens verwerken, kondigen we vooraf bij hen aan. Vragen over de ontvangers van je gegevens kan je stellen via info@vetworks.be.

7. Worden je gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Onze eigen servers en databases staan in de Europese Unie. Enkele leveranciers verwerken gegevens in de Verenigde Staten (de meet- en advertentiediensten op de website, e-mailverzending en kaartdiensten) of in het Verenigd Koninkrijk (helpdesksoftware). Voor die doorgiften steunen wij op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde leveranciers) of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende maatregelen waar nodig. Een kopie van de toegepaste waarborgen kan je opvragen via info@vetworks.be.

8. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), hosting in Europese datacenters, toegangsbeheer op basis van rollen, logging van de toegang, back-ups, en verwerkersovereenkomsten met elke leverancier. De mobiele app bewaart gegevens op het toestel in de beveiligde opslag van het besturingssysteem en sluit ze uit van cloudback-ups.

9. Wat zijn je rechten?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heb je het recht:

• op inzage in je gegevens en op een kopie ervan;
• op verbetering van onjuiste gegevens en op wissing van je gegevens;
• op beperking van de verwerking;
• op overdraagbaarheid van de gegevens die je ons hebt verstrekt;
• om bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor de verwerking die eraan voorafging;
• om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen.

Je oefent je rechten uit via info@vetworks.be of per post. Wij kunnen je vragen je identiteit aan te tonen en antwoorden binnen een maand. Bij een verzoek om inzage delen wij je ook mee aan welke ontvangers jouw gegevens zijn verstrekt. Gaat het om gegevens die een dierenartspraktijk in VETCloud bijhoudt, dan sturen wij je vraag door naar de praktijk, of richt je je rechtstreeks tot haar.

Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kan je een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit:

• België: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
• Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

10. Cookies en vergelijkbare technologieën op vetworks.be

Een cookie is een klein tekstbestand dat een website in je browser bewaart. Bij je eerste bezoek vraagt onze cookiebanner (CookieChimp) je toestemming voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn. Zonder toestemming worden enkel de noodzakelijke cookies geplaatst en plaatsen de meet- en advertentiediensten geen cookies (Google Consent Mode, zie hieronder). Je kan je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen.

Google Tag Manager plaatst zelf geen cookies; het laadt de Google-tags volgens je keuze. Na een demo-aanvraag of contact met toestemming voor marketing melden wij die conversie aan Google Ads en OpenAI, met een gehashte versie van je e-mailadres en telefoonnummer en de klik-ID, zodat wij weten welke advertenties werken. Zonder toestemming gebeurt dat niet.

Aanvaard je de marketingcookies niet en kwam je via een advertentie van ons op de site, dan neemt de Google-tag de klik-ID van die advertentie mee in de adressen van onze pagina’s (‘URL passthrough’), zonder cookies te plaatsen. Vraag je daarna een demo aan of neem je contact op, dan kan Google die aanvraag zo aan de advertentieklik koppelen; je e-mailadres en telefoonnummer worden daarbij niet doorgegeven. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om te meten welke advertenties werken; je kan er bezwaar tegen maken (punt 9).

11. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking verandert. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan; de meest recente versie staat altijd op deze pagina. Belangrijke wijzigingen melden wij onze klanten per e-mail.